У жыцці кожнага сучаснага чалавека важнае месца займае ўменне кіраваць сваім часам. Мы ўсе кудысьці спяшаемся, мітусімся, але ў канцы дня не бачым вынікаў сваёй дзейнасці. Скардзімся на недахоп часу, а самі бесклапотна праводзім яго ў пустых размовах і бескарысных справах. Як жа навучыцца правільна кіраваць сваім часам і павысіць эфектыўнасць яго выкарыстання?
Матрыца Эйзенхауэра - гэта прыклад правільнага размеркавання нашага часу, так званы інструмент тайм-менеджменту. Упершыню дадзены метад быў апісаны Стывенам Кови ў кнізе "Галоўная ўвага - галоўным рэчам". Але ідэя методыкі належыць Эйзенхаўэр, 34 прэзідэнту ЗША.
Згодна з тайм менеджменце, усе справы, з якімі сутыкаецца чалавек, павінны быць прааналізаваны і ацэненыя па крытэрах важна - усё роўна, тэрмінова - ня тэрмінова. Матрыца Эйзенхауера - гэта схематычны ўяўленне дадзенай формулы. Яна падзелена на чатыры квадрата, у кожным з якіх запісваюцца справы ў залежнасці важнасці і тэрміновасці.
Для выкарыстання матрыцы Эйзенхауэра неабходна занесці ў яе ўсё справы, якія плануеце выканаць на працягу пэўнага тэрміну.
1. Важныя і тэрміновыя справы. У гэтую катэгорыю ўваходзяць справы, нетерпящие неадкладнай рэакцыі. Вырашэнне гэтых задач першарадна. Ні лянота, ні форс-мажорныя абставіны не павінны паўплываць на іх выкананне.
Прыклады важных і тэрміновых спраў:
- рабочы праект, тэрмін здачы якога вось-вось скончыцца;
- пазапланавае наведванне ўрача, напрыклад, у выпадку рэзкай зубнога болю або сур'ёзнай траўмы;
- тэрміновы званок важнаму кліенту.
2. Справы важныя, але не тэрміновыя. Гэтая катэгорыя ўключае ў сябе справы падвышанай важнасці, але якія вы можаце адкласці на якое-небудзь час. Хоць гэтыя справы могуць і пачакаць, не варта адкладаць іх надоўга, бо потым вы будзеце вымушаныя выконваць іх у спешцы.
Прыклады спраў:
- планавая праца ў кампаніі, звязаная з бягучымі праектамі;
- бягучая праца па вашых праектах;
- распрацоўка новых праектаў;
- рэгулярнае наведванне спартыўных трэніровак.
3. Справы ня важныя, але тэрміновыя. Звычайна ў гэты квадрат запісваюцца справы, якія ніяк не ўплываюць на вашыя жыццёвыя мэты. Іх трэба выканаць у вызначаны час, але ніякай каштоўнай нагрузкі ў вашай дзейнасці яны не нясуць.
Прыклады спраў:
- павіншаваць сваяка з Днём нараджэння. Тэрмінова - таму што дзень нараджэння менавіта сёння, а ўсё роўна - таму што гэта справа не прыносіць ніякіх вынікаў, акрамя выказывания павагі да сваяка.
- сустрэчы, навязаныя вам іншымі, вы павінны пайсці, каб не пакрыўдзіць сяброў, але гэта справа не гэтак важна для вашай жыццядзейнасці.
4. Ня важныя і ня тэрміновыя справы. Гэты квадрат самы шкодны. У яго ўваходзяць не тэрміновыя справы, якія не важныя ў жыцці. Але, на жаль, у гэтую катэгорыю ўваходзіць большасць нашых спраў.
Прыклады спраў:
- чытанне глянцавых часопісаў;
- прагляд бескарысных тэлеперадач;
- плёткі з сяброўкамі;
- гульні на кампутары.
Спіс можа быць бясконцым. Шмат каму здаецца, што гэтыя справы добра падыдуць для адпачынку. Але нават у якасці адпачынку, у вольны ад працы час, гэтыя справы не проста бескарысныя, але нават шкодныя. Адпачываць таксама трэба ўмець якасна.
Як працуе матрыца?
Размяркоўваючы ўсе свае наступныя справы па квадратах, вы ўбачыце, колькі часу вы аддаеце важным і карысным справах, а колькі непатрэбным і бессэнсоўным.
Запаўняючы матрыцу прыярытэтаў Эйзенхауэра, надасце больш увагі першай графе "тэрміновае - важнае". Выканайце гэтыя справы ў першую чаргу, пасля іх выканаеце важныя, але не тэрміновыя абавязкі і тэрміновыя, але не важныя. Чацвёртую катэгорыю спраў не выконвайце наогул - яны не нясуць ніякай каштоўнай нагрузкі ў вашым жыцці.