Пры першым знаёмстве з дзелавой перапіскай можа скласціся ўражанне, што гэта занадта складаная сістэма. На самай справе, розныя віды дзелавых лістоў арганічна адпавядаюць патрэбам фізічнай асобы ва ўзаемадзеянні.
Дзелавое пісьмо аб супрацоўніцтве
Першым мастком паміж магчымымі будучымі партнёрамі становіцца, як правіла, дзелавое пісьмо аб супрацоўніцтве. Прадстаўнікі двух фірмаў могуць ужо пазнаёміцца і правесці папярэднія перамовы, але афіцыйным кантактам стане менавіта ліст аб супрацоўніцтве.
Важныя моманты для гэтага дакумента:
- зварот да канкрэтнай асобе;
- згадка пра сустрэчы ці крыніцы інфармацыі аб гэтай фірме;
- кароткі выклад па сутнасці пытання;
- табліцы, прайсы і іншую дадатковую інфармацыю лепш адправіць у дадатку.
Дзелавое пісьмо аб сустрэчы
У выпадку поспеху, наступным крокам стане дзелавое пісьмо аб сустрэчы. Гэты від дзелавых лістоў можа скараціць колькасць прамежкавых этапаў перамоваў і паўплываць на поспех маючай адбыцца сустрэчы. Зацікаўлены бок павінна да дробязяў прадумаць мерапрыемства:
- рэгламент;
- позву;
- выразна сфармуляваць пытанні для абмеркавання;
- акрэсліць круг другарадных пытанняў, якія могуць паўстаць у працэсе;
- падрыхтаваць інфармацыйныя прыкладання, з якімі другому боку пажадана азнаёміцца да сустрэчы.
Такое прадбачліва дзелавое пісьмо дапаможа пазбегнуць непаразуменняў, розначытанняў, іншых непрыемных момантаў, якія могуць паўплываць на вынік перамоў. Па выніках перамоў складаецца яшчэ адно дзелавое пісьмо аб сустрэчы - але ўжо ў выглядзе справаздачы аб дасягнутых выніках. Яно служыць той жа самай мэты: пераканацца, што партнёры правільна тлумачаць дасягнутыя дамоўленасці. Другому боку прапануецца пацвердзіць пратакол сустрэчы або ўнесці папраўкі - як правіла, на працягу аднаго дня.
Іншыя віды дзелавой карэспандэнцыі
Пры ўжо наладжаных адносінах часцей за ўсё выкарыстоўваюцца такія віды дзелавых лістоў, як дзелавое ліст-запыт і, адпаведна, ліст-адказ. Пры любых зменах у дамоўленасцях ці калі патрэбна дадатковая інфармацыя, адна фірма накіроўвае іншы ліст-запыт.
Для падтрымання існуючых дзелавых адносін або для наладжвання новых, прадугледжаны такія віды дзелавых лістоў, як дзелавое ліст-запрашэнне і дзелавое рэкламнае ліст. Фірма можа арганізаваць канферэнцыю, выставу, семінар і гэтак далей - і запрасіць цяперашніх і патэнцыяльных партнёраў, у асобе кіраўніцтва або ўсяго калектыву. Танней будзе разаслаць рэкламнае ліст, але аддача ад яго значна ніжэй.
Дзелавой этыкет мяркуе ліст-падзяку ў адказ на выкананне контрагентам просьбы або за іншае супрацоўніцтва.
Некаторыя віды дзелавой перапіскі могуць быць больш цяжкімі для напісання. гэта:
- дзелавое пісьмо-адмову;
- дзелавое ліст з выбачэннямі;
- дзелавое пісьмо-прэтэнзія;
- дзелавое пісьмо-просьба.
У гэтых дакументах асабліва важна вытрымаць добразычлівы і паважлівы тон. Што тычыцца лісты-просьбы, то, па правілах дзелавой этыкі, лагодны фармулёўка выкарыстоўваецца нават у тых выпадках, калі ў жыцьці мела б месца патрабаванне.
На што звярнуць увагу пры дзелавой перапісцы:
- важны момант для любога дзелавога ліста - зварот да канкрэтнай асобе, з правільным напісаннем Прозвішча, імя, пасады, назвы фірмы;
- незалежна ад таго, пішаце вы электроннае дзелавое пісьмо або папяровае - яно павінна быць на бланку фірмы з усімі рэквізітамі;
- этыка, карэктнасць і павага - адзіна дапушчальны тон для дзелавых лістоў.
- ліст павінна быць вытрымана ў сухім, дзелавым стылі - лепш пазбягаць эмацыйных абаротаў з звычайнай гаворкі.
Дзелавое пісьмо, напісанае з улікам гэтых нюансаў, вырабіць лепшае ўражанне пра сваё адпраўніку. А ў свеце бізнесу гэта дапаможа адкрыць патрэбныя дзверы.